Introduction

Le mécanisme de protection civile de l’Union a été créé en 2001 pour favoriser la coopération entre les autorités nationales de protection civile dans toute l’Europe. Le mécanisme vise à faciliter la coordination dans le domaine de la protection civile, afin d’améliorer l’efficacité du système de prévention, de préparation et de réaction aux catastrophes naturelles et d’origine humaine en Europe et ailleurs.

Le programme d’échange d’experts en protection civile permet aux experts en protection civile d’acquérir de l’expérience et des connaissances grâce à des échanges dans d’autres États membres/États participants de l’UCPM. Des échanges peuvent également avoir lieu pour les experts en protection civile de certains autres pays.

Grâce aux échanges, les experts peuvent voir de première main comment fonctionnent les différents systèmes nationaux, se familiariser avec les techniques utilisées, étudier les approches adoptées par d’autres services d’urgence et, si nécessaire, assister ou dispenser des cours nécessitant des connaissances spécialisées spécifiques non disponibles dans leur pays d’origine ou d’accueil.

Le programme est financé par la Commission européenne et administré par CN APELL-RO en consortium avec l’IGSU (Inspection générale des situations d’urgence).

 

1. LES CRITÈRES DE SÉLECTION

1.1. Pays participants

Le programme d’échange d’experts est ouvert aux experts professionnels et aux volontaires des administrations concernées par tout aspect de la protection civile et des urgences environnementales, qui résident dans les États membres/États participants du mécanisme de protection civile de l’Union, dans les pays candidats, dans l’Espace économique européen (Norvège, Islande) ainsi que dans les pays éligibles suivants :

Pays des Balkans occidentaux : « Kosovo » [1]

Pays du voisinage oriental : Arménie, Azerbaïdjan, Biélorussie, Géorgie, Moldavie, Ukraine ;

Pays du voisinage sud : Algérie, Égypte, Israël, Jordanie, Liban, Libye, Maroc, Palestine [2], Tunisie [3],[4]

1.2 Des échanges

Un échange consisterait généralement en un détachement dans un pays hôte et une organisation hôte pour observer les structures opérationnelles, apprendre différentes techniques et étudier les approches adoptées par d’autres services d’urgence, mais pourrait également comprendre une participation ou une formation pour acquérir des connaissances spécialisées non disponibles dans votre pays.

Les experts peuvent être échangés individuellement ou en petits groupes. Le nombre maximum d’experts par groupe est de 10, pour les échanges avec la participation d’experts de plusieurs pays éligibles. La durée de l’échange peut varier de quelques jours à trois mois. La durée typique est généralement de cinq jours ouvrables. La durée et la durée réelles d’un échange dépendront du type d’échange proposé et des ressources dont dispose l’organisation d’accueil concernée.

Les experts peuvent être échangés avec des instituts ou des organisations, tels que des ministères, des services d’urgence et des instituts scientifiques ayant un rôle reconnu dans la protection civile. Les experts peuvent visiter une ou plusieurs organisations dans un ou plusieurs pays (mais pas au cours du même échange), en fonction de l’ampleur de l’échange.

Seuls les coûts liés au détachement auprès des institutions de protection civile (organismes compétents au niveau national, régional ou local ou organismes ayant un rôle reconnu en matière de protection civile) des pays participants et aux visites à l’ERCC sont éligibles.

1.3. Groupes cibles pour la participation

Il est exigé que les candidats soient :

• Experts en prévention et préparation
• Chefs d’équipe d’intervention, chefs d’équipe d’intervention adjoints et agents de liaison
• Experts techniques
• Experts en évaluation
• Membres des équipes de coordination
• Personnel en charge de la coordination
• Point de contact national clé
• Personnel chargé de recevoir/traiter les appels d’urgence et leurs formateurs
• Personnel impliqué dans l’élaboration des politiques de gestion des catastrophes

La priorité sera donnée aux domaines suivants :

• Coopération transfrontalière
• Communication et sensibilisation
• Incendies, y compris les incendies de forêt, lutte terrestre et aérienne contre les incendies
• Gestion des catastrophes (obligations de notification de prévention, coordination opérationnelle, développement des capacités, déploiement international)
• Menaces nouvelles et émergentes
• Participation des pays du programme EoE ayant des taux de participation plus faibles

Les experts doivent provenir d’institutions opérationnelles ou scientifiques, telles que :

• Services gouvernementaux
• Services d’urgence (professionnels ou bénévoles)
• Instituts scientifiques ayant un rôle reconnu dans la protection civile.

1.4. Considérations importantes

• Pour les échanges approuvés pendant la situation COVID-19 dans le monde, des mesures de sécurité COVID-19 seront mises en place par l’organisation hôte en fonction de la situation nationale (y compris les tests PCR, les masques, la désinfection, la ventilation dans les installations, la distanciation physique, etc.) et doivent être strictement respectées pendant toute la durée de l’échange.
• L’expert approuvé pour l’échange prend en charge toutes les mesures de précaution liées à la santé de son côté.
• Les frais d’auto-isolement ou de quarantaine COVID-19 dans le pays hôte doivent être pris en charge par l’organisation d’envoi.
• L’égalité des chances sera accordée aux hommes et aux femmes. Le programme encourage explicitement la participation d’experts féminins.
• Les experts postulant au programme doivent être capables de converser en anglais et/ou dans la langue du pays hôte pour assurer une communication fluide[5].

2. PROCÉDURE DE DEMANDE

• Chaque candidat à un échange doit remplir individuellement le formulaire de candidature en ligne sur le site Internet : www.exchangeofexperts.eu. Nous vous recommandons vivement de contacter votre coordinateur national de formation pour obtenir des conseils avant de soumettre votre candidature.
• La candidature doit contenir une lettre de motivation claire et ciblée. La lettre de motivation doit inclure une liste des sujets qui seront abordés pendant l’échange.
• Il faut définir les résultats attendus et le bénéfice pour l’organisme d’accueil.
• La candidature doit inclure une proposition de mesures supplémentaires qui seront mises en œuvre au niveau national pour diffuser/publiciser les connaissances et l’expérience acquises lors de l’échange.
• Les raisons du choix d’un pays ou d’une organisation spécifique doivent être étroitement liées à l’objectif de l’échange.
• Avant de soumettre votre candidature, il vous sera demandé de confirmer que tous les détails complétés dans le formulaire sont corrects, d’accepter les conditions des directives du programme, de confirmer que vous possédez les compétences linguistiques appropriées et de donner votre consentement au traitement de vos données personnelles comme expliqué dans la déclaration de confidentialité du programme.
• Après avoir soumis votre candidature, vous recevrez par courriel le dossier au format PDF : la candidature doit être envoyée pour approbation au Coordonnateur National de Formation (CNF). Veuillez vous référer à la liste des CNF disponible icihere.
• L’équipe du programme aidera, si nécessaire, à sélectionner une organisation d’accueil pour l’expert et/ou aidera une organisation d’accueil à sélectionner des experts. Cependant, il vous est recommandé de contacter à l’avance les organisations d’accueil/experts de votre choix.
• En coopération, l’organisation hôte et le ou les experts élaborent un programme et un calendrier adaptés à l’échange. L’équipe du programme transmettra la proposition, composée des candidatures approuvées par le NTC et du projet d’ordre du jour, à la Commission européenne pour examen et approbation.
• Une fois votre demande approuvée, vous recevrez des informations d’identification pour vous connecter à votre demande électronique afin de fournir plus d’informations pour faciliter les dispositions logistiques (hébergement et organisation du voyage).
• Vous utiliserez les mêmes informations d’identification pour accéder au formulaire d’évaluation et de rapport de terrain à la fin de l’échange.

3. PROCÉDURE DE PLACEMENT

Après réception de la demande approuvée par le NTC, l’équipe du programme examinera la demande d’échange du candidat. L’échange est pris en considération lorsqu’une organisation a accepté d’accueillir le(s) candidat(s).

Après l’approbation de l’échange par la Commission européenne, l’équipe du programme informera toutes les parties et commencera l’organisation logistique de l’échange.

Attention : un échange ne peut être initié qu’avec l’approbation de la Commission européenne.

Les experts sont responsables d’obtenir le consentement de leur employeur / organisation employeuse / institution pour participer à l’échange.

Les candidats recevront des informations sur :

Le mécanisme de protection civile de l’Union (UCPM) et le rôle du programme d’échange d’experts au sein du mécanisme et informations complémentaires relatives aux cours de formation de l’UE
Responsabilités et exigences de l’échange (documentation, questions financières, etc.)

4. ORGANISATION LOGISTIQUE DE LA BOURSE

4.1. Modalités de voyage et d’hébergement

Tous les documents de voyage tels que les billets d’avion, les billets de train et les informations relatives à l’échange seront envoyés en temps utile avant l’échange.

Voyage aller/retour

L’équipe du programme réservera et achètera les billets d’avion et/ou de train nécessaires.

Transferts

Le transfert des experts depuis/vers l’aéroport est également couvert par le programme. Il sera effectué par les transports publics (en cas d’indisponibilité, des taxis peuvent être envisagés). Le transfert peut être organisé par l’organisation hôte, auquel cas le programme peut rembourser les frais de transfert sur demande).
Les autres transferts nécessaires à l’activité, tels que les déplacements dans le pays pour visiter des sites/institutions spécifiques, ne sont pas couverts par le programme et l’organisation hôte est invitée à prendre les dispositions nécessaires à cet égard.

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Hébergement

• L’équipe du programme sélectionnera, réservera et procurera les logements nécessaires pour la durée de l’échange.
• L’organisation hôte est priée d’aider l’équipe du programme à identifier et à prendre les dispositions appropriées pour l’hébergement des experts dont le programme couvrira les frais.

Veuillez noter que l’équipe du programme a besoin de suffisamment de temps pour prendre les dispositions mentionnées (min. 2 mois et max. 6 mois) à compter de la réception de l’approbation de l’échange par la Commission.

4.2. Événements imprévus et annulations

Si un expert est empêché de participer à un échange organisé, il lui incombe de :

• Informez immédiatement l’équipe du programme par téléphone ou par e-mail.
• Contactez la compagnie aérienne si le vol initial ou une partie du programme de vol est manqué.
• Avertissez l’hôtel sous contrat.
• Une justification écrite pour chaque annulation (une déclaration du responsable hiérarchique/un certificat médical) est obligatoire et doit être envoyée à l’équipe du programme qui la transmet à la Commission européenne pour examen.
• Sous réserve des contraintes de temps et de budget, l’institution/organisation d’envoi de l’expert s’engagera à fournir un remplaçant, afin de garantir que l’échange aura lieu.
• L’expert remplaçant devra remplir le formulaire de candidature en ligne et obtenir l’approbation officielle du NTC.

Attention : En cas d’absence injustifiée ou de justification insuffisante, le Programme d’échange d’experts se réserve le droit de facturer à l’expert ou à l’organisation de l’expert les dépenses irrécouvrables effectuées au nom de l’expert annulant.

5. PROCÉDURE D’AUTHENTIFICATION D’ÉCHANGE

6. ARRANGEMENTS FINANCIERS

Le programme d’échange d’experts en protection civile est financé par la Commission européenne. Les dépenses éligibles seront financées par le budget du projet conformément à la réglementation de l’UE.

7. RESPONSABILITÉ ET ASSURANCE

• Les experts participant au programme sont responsables de leur propre sécurité et de leur couverture d’assurance (par exemple assurance maladie, assurance accident, assurance responsabilité civile). La CN APELL-RO ne sera responsable qu’en cas de dommages résultant d’une faute intentionnelle ou d’une négligence grave causée par ses membres (les membres étant définis comme employés de l’équipe du programme). Les dommages à la vie, à l’intégrité physique et à la santé restent soumis aux dispositions légales régissant la responsabilité.
• Si un véhicule à moteur privé ou une voiture de location est utilisé dans le cadre d’un échange, ni la Commission européenne ni la CN APELL-RO ne seront tenus responsables des dommages causés au véhicule, au conducteur ou à des tiers.

Dans les cas où un véhicule à moteur privé ou un véhicule de location est utilisé, le conducteur/propriétaire doit être en possession d’un permis de conduire valide et d’une police d’assurance couvrant toute responsabilité en vertu du droit civil.

CN APELL-RO

info@exchangeofexperts.eu